Cómo Lean Office te hace trabajar con método
Según los principios de la metodología Lean Office, en el trabajo del día a día de muchas oficinas administrativas, consultorías o gestorías faltan estándares, reglas, definiciones operacionales, métricas y coordinación efectiva. Es habitual encontrar ineficiencias a nivel de procesos, desorganización del trabajo, servicios profesionales que no cumplen con la promesa, escasa o ausente orientación al cliente, desinformación interna entre compañeros y herramientas de trabajo obsoletas.
La aplicación de la metodología Lean ayuda a resolver estas ineficiencias porqué permite trabajar con método, con estándares y criterios claramente definidos, con herramientas más actuales y técnicas de productividad más efectivas. La combinación de estos elementos imprescindibles consigue crear una cultura de mejora continua (kaizen).
Implantar Lean en oficinas administrativas, consultoría o gestorías no es tarea imposible y desde las primeras etapas las ventajas son evidentes para las personas y para la sostenibilidad y rentabilidad misma del negocio. Descubre cómo funciona y en qué aspectos puede facilitar tu trabajo y el de tu oficina.
Te explicamos por qué la mala gestión es peligrosa
Si eres empresario, titular o empleado y trabajas en una oficina administrativa, consultoría o gestoría sabes que el día a día de los equipos profesionales puede ser una montaña rusa ya que trabajan con tiempos muy acelerados y plazos inderogables. También hay que considerar el entorno: todo parece urgente, la organización y la planificación se vuelven retos imposibles de lograr mientras tanto la transformación digital obliga a cambiar y revisar las formas de trabajo.
Intentamos concretar esta montaña rusa. Para empezar correos con nuevas prioridades, trámites que gestionar y que obligan a trabajar más de la cuenta, tareas repetitivas y llamadas telefónicas que atender. Además solicitudes que cambian continuamente la planificación e interrumpen la concentración; por no hablar de aquellos clientes que sistemáticamente no entregan a tiempo la información. Incluso puede llegar alguna reclamación inesperada que solventar, mientras tanto hay informes que completar y los papeles y documentos se van acumulando. Por supuesto surgen nuevas reuniones o visitas programadas.
También se observa la incapacidad de estimar correctamente la duración de las actividades o la valoración del esfuerzo de las personas. Es más: la ley de Murphy dice que si algo puede salir mal, saldrá peor y justo cuando no debería ocurrir surge algún fallo técnico, imprevisto informático o de otra naturaleza que bloquea y hace retrasar un trabajo. Además, nuevas normativas obligan al equipo profesional estar actualizado e intercambiar constantemente la información y el conocimiento.
Los retos más comunes que afectan eficiencia en el trabajo administrativo:
Deja de perder el tiempo, tirar el dinero, desaprovechar el talento de las personas y generar costes innecesarios.
Los despachos profesionales llevan actividades complejas, versátiles y burocráticas y tienen que vigilar seriamente eficiencia y eficacia, tiempos de respuesta y de gestión, calidad del servicio entregado, actitud del personal, preparación profesional e imagen general.
Si en una oficina, gestoría o despachos estos elementos no están integrados de manera adecuada puede que a la base haya una mala gestión. La desorganización está a la vuelta de la esquina, las pequeñas ineficiencias se hallan por todos lados, los procesos complejos e innecesarios retrasan el trabajo, el talento de las personas se desaprovecha.
Date cuenta: en una oficina, gestoría o despachos cualquier persona (empleados, jefes, directivos) en cualquier momento puede generar, consciente o inconscientemente, pequeños o grandes despilfarros.
El gran problema de la mala gestión es cuando no sabes detectar a tiempo de manera clara cómo, cuándo y quién genera estos despilfarros.
Pero observas y experimentas muy claramente sus efectos negativos: tiempos inadecuados, falta de claridad, falta responsabilidad e iniciativa, espacios de trabajo desordenados, información que se pierde por el camino, falta de gestión de las tareas repetitivas, errores continuos e imperfecciones, bajas y descenso del rendimiento, presión, estrés, quejas.
De tal manera que esta mala gestión llega a reflejarse en el negocio, en un aumento de los costes y en la imagen misma lo que hace que el cliente os abandone o el nuevo no os elija.
¿Quieres adoptar, tú también, unos principios de efectividad y técnicas de mejora continua?
Aprende a trabajar con método y acaba de una vez con el bucle de la ineficiencia.
Aprende qué es Lean Office y la metodologia lean para ser más eficiente
Lean Office significa oficina esbelta y es una filosofía de trabajo que se basa en una metodología bien específica, con unos principios bien definidos y unas pautas tan concretas.
Lean Office se inspira en las técnicas de optimización productiva, en el método japonés Just-In-Time (JIT), en los principios del Toyota Production System (TPS) y en el Lean Manufacturing (conjunto de principios que combina eficiencia, calidad y producción).
En los años ’90 términos como valor entregado, cliente final, mejora continua (Kaizen) y despilfarros empiezan a salir del ámbito estrictamente productivo para aplicarse, por ejemplo, al ámbito de los servicios. De hecho, hoy en día, no se habla sólo de Lean Manufacturing también se habla de Lean Health, Lean Startup, Lean Service o Lean Office, según el contexto de aplicación.
La efectividad operacional de gestorías, oficinas y despachos profesionales es proporcional a la calidad de tratamiento de la información, a sus sistemas y procesos internos.
¿Qué pretende conseguir Lean Office?
Por ejemplo, que una oficina, gestoría o despacho profesional sea capaz de:
Conoce las razones para poner en práctica lean en tu oficina
Hay varias razones para aprender, adoptar e implementar Lean Office.
En primer lugar, para hacer más con menos. Sobre todo si eres empresario, es fundamental adquirir una visión estratégica del negocio, optimizar los recursos que componen tu departamento, oficina o despacho y garantizar una rentabilidad sostenible de la empresa en el tiempo.
En segundo lugar, para alcanzar la efectividad operacional. Para el éxito del negocio, es crucial visualizar, analizar, medir de forma clara todo el flujo de trabajo y los procesos internos y, si cabe, aportar los cambios necesarios.
En segundo lugar, para trabajar generando Valor para el Cliente. Esta razón, quizás es el corazón de la metodología Lean. Trabajar con el enfoque al Cliente (interno/ externo) requiere implicación, responsabilidad y capacidad de concentrarse en las actividades más importantes, es decir las que de verdad aportan Valor.
Otra razón fundamental para poner en práctica Lean, es para trabajar con método. Si eres parte de un equipo, es primordial aprender una metodología compartida de trabajo con sus principios, métodos, pautas y reglas bien definidas para todo el conjunto. El trabajo en equipo va organizado, estructurado y guiado.
La última razón, quizás la más retadora para las personas, es para adquirir una mentalidad Lean y una nueva cultura de trabajo. Este punto, independientemente de tu rol, te recuerda la importancia de desarrollar una nueva cultura de trabajo que en la práctica se traduce en trabajar con actitud rápida, reactiva y flexible. El cambio y la adaptabilidad son el imperativo, ya que la versatilidad constituye el ADN de muchas oficinas y despachos profesionales y por tanto de sus personas.
En definitiva, aplicar los principios Lean te permite convertir tu departamento, oficina o despacho en un sistema moderno de trabajo donde las personas dejan de sentirse obsesionadas por el simple hacer, ejecutar y cumplir.
Más bien se consideran como partes esenciales de la cadena de valor, se reconocen como plenamente capaces de comunicar con sus clientes, se adjudican la responsabilidad de tomar decisiones, influyen en los procesos y se adaptan a las diferentes necesidades que surgen. ¿Atractivo, verdad? Pues, hazlo realidad.
¿Crees que es imposible aplicar Lean en tu oficina?
Aplicar Lean como metodología para todo el equipo no es imposible, es totalmente factible.
Ya te habrás dado cuenta de que Lean Office no es una etapa final, más bien es un proceso que requiere tiempo y seguimiento. Es decir necesitas un plan de desarrollo que vaya a tocar personas, mentalidades, procesos y espacios de trabajo. Por consiguiente, se aplica con la práctica constante, con el entrenamiento y la capacitación oportuna de las personas. Al mismo tiempo Lean Office se lleva a la práctica con la retroalimentación continua para guiar las acciones de mejora que tu oficina o despacho administrativo necesita.
Su implementación es responsabilidad de todo el conjunto, sin importar la función jerárquica.
Aplicar Lean a tu puesto de trabajo cada día es posible, con pequeños cambios incrementales.
Sigue estas pautas si quieres aplicar Lean en tu oficina:
Con sentido común.
- Fíjate en lo básico, en lo sencillo del día a día, en las evidencias.
- Si quieres establecer un sistema de mejora de los procesos, mide, analiza, observa.
- Todo empieza con una buena auto observación objetiva, ya que a lo mejor tú también, contribuyes a generar inconscientemente pequeñas ineficiencias, retrasos, cuellos de botellas
- Tienes un objetivo en la cabeza: eliminar del todo o por lo menos mitigar al máximo los desperdicios.
Manteniendo el cliente en el centro.
- Entrega Valor de forma eficiente y en el momento (just-in-time).
- Responde a las siguientes preguntas: qué es lo que quiere el cliente, cuándo, dónde, cómo lo quiere y por qué lo quiere.
- Recuerda: la orientación al cliente no es sólo tarea de algunos. Es de todo el conjunto.
Ampliando tus áreas de influencia.
- La implementación es más fácil si buscas figuras clave dentro la oficina que te pueden ayudar.
- Construye alianza y desarrolla confianza.
- Quizá puedan ser figuras que destacan por alguna característica, virtud, habilidad, motivación individual o liderazgo.
Construyendo casos de éxito.
- Elige un proceso específico, una actividad o un problema que quieres solventar.
- Analiza el problema, por ejemplo, con el diagrama de Ishikawa y priorizas las posibles soluciones.
- Crea un board de figuras clave para empezar a implementar Lean y las soluciones detectadas.
- Mide, comparte y presenta los resultados y beneficios obtenidos. Es la mejor forma para propiciar el cambio y desactivar métodos de trabajo inefectivos
Implicando a todos.
- Recuerda: delega responsabilidades en lugar de sólo tareas
- Cuando todos saben la dirección, se trabaja mejor. Si no está claro, posiblemente, se necesita formación, capacitación o más alineamiento
- Cada persona tiene la potencialidad de implementar Lean. Sólo ha de conocer las herramientas y los métodos de trabajo
Detén cualquier desperdicio o despilfarro.
- Recuerda: desperdicio o despilfarro es todo aquello que se puede definir como “barreras y ruidos” que entorpecen los procesos y no aportan Valor para el Cliente. Ejemplos de despilfarros: errores, versiones innecesarias de un mismo documento, largos tiempo de espera, cuellos de botella, reuniones inútiles, interrupciones continuas, retrasos, desorganización, falta de información compartida, uso exagerado del papel, falta de motivación y conflictos internos.
Lean Office hace trabajar con método. Y en la práctica, ¿Qué beneficios produce adoptar Lean ?
Básicamente adoptar Lean aporta innumerables beneficios para el negocio mismo, el equipo y el individuo. Por ejemplo destacamos:
- Una dirección clara del negocio con una visión compartida y una misión concreta
- Definición de quién es el Cliente interno/externo y cómo trabajar con este enfoque
- Definición de cómo trabajar generando Valor, desde la perspectiva del cliente
- Una mejora en la calidad interna y en la entrega del servicio al cliente
- Procesos fluidos, definidos y ágiles
- Estándares de calidad según indicadores y reglas a nivel de equipo
- Definición racional de roles, responsabilidades, funciones y competencias
- Planificación eficiente y organización eficaz
- Gestión más efectiva del tiempo de ejecución y de las tareas
- Equilibrio en la carga de trabajo entre las personas
- Aprovechar realmente el talento de las personas para el éxito de la oficina
- Aumento de la concentración y capacidad de rendimiento de las personas
- Mecanismos de automatización de las tareas más repetitivas
- Almacenamiento racional y ordenado de la información importante
- Aumento de la satisfacción del cliente
- Comunicación más eficiente entre compañeros, responsables y clientes
- Orden y limpieza en los espacios de trabajo
En resumen aplicar Lean te da la oportunidad de trabajar con método para hagas la diferencia, para que tu negocio (departamento, oficinas o despacho) crezca de manera rentable, sostenible y de forma rigurosa.